/Gestion des notes de frais

Pour le corps arbitral, le personnel fédéral et les élus

La gestion des notes de frais fait partie des activités chronophages pour les services compétitions et les services comptables des fédérations. Nombre d’entre elles font d’ailleurs le choix d’un montant de remboursements forfaitaires pour éviter des heures de traitement et de contrôle. Les notes de frais peuvent aussi bien concerner les arbitres, que les élus ou encore le personnel de la fédération. L’équipe d’Exalto a développé diverses fonctionnalités pour automatiser une partie du process et alléger ce traitement souvent fastidieux.

Nous vous proposons un rapide tour d’horizon des fonctionnalités développées autour de l’arbitrage.

Les fonctionnalités à disposition des personnes émettant des notes de frais

• Modification des données personnelles (notamment les coordonnées bancaires et l’adresse)
• Consultation des événements/déplacements donnant lieu à l’édition de notes de frais
• Interface de suivi des notes de frais / indemnisations
  • Historique des notes de frais / notes de frais déjà remboursées
  • Possibilité de dépôt de pièces justificatives
  • Notes de frais en cours de traitement
  • Suivi d’éventuels motifs de refus de remboursement ou de remboursements partiels
  • Total des remboursements de notes de frais sur une période donnée
  • Interface d’échange avec les services de la fédération
• Consultation des montants de remboursements accordés par la fédération
• Dépôt de justificatifs de dépenses scannés dans l’espace personnel E-Licence

Les fonctionnalités de gestion des notes de frais côté fédération

• Choix d’un mode de remboursement :
  • forfaitaire (montant fixe pour chaque type de dépense)
  • aux frais réels (sur pièce justificative)
• Paramétrage des montants de remboursement par type de dépense (restauration, hébergement, péage, indemnité kilométrique)
• Paramétrage des conditions de déclenchement de prise en charge des frais (ex : prise en charge de l’hôtel si déplacement supérieur à 200 km)
• Calcul automatique des indemnités kilométriques grâce à une API calculant la distance entre le domicile et le lieu de l’événement
• Réception et traitement des notes de frais envoyées par les personnes
  • vérification des pièces fournies
  • acceptation ou refus de pièces
  • remboursements complets ou remboursements partiels avec saisie de commentaire explicatif
• Notification des personnes pour les informer du changement d’état de leur note de frais
• Consultation des historiques de remboursement des frais des personnes
• Statistiques de notes de frais annuelles
  • Par type d’événement (ex : Assemblée Générale, Championnat de France, déplacement des Equipes de France à l’étranger)
  • Evolution des montants par rapport aux années précédentes
  • Montant globale de notes de frais
  • Possibilité de tri et de filtrage par type de personne (officiel, arbitre, élu, personnel fédéral…)

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