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Un outil de Gestion Electronique des Documents simplifié

Qu’est-ce qu’une GED ?

Un outil de gestion électronique des documents (GED) a pour but d’organiser, de diffuser et de gérer des documents de natures diverses au sein d’une organisation.
L’outil de Gestion Documentaire d’E-Licence est une GED simplifiée. Elle permet à l’ensemble des structures composant l’écosystème fédéral de mettre à disposition des documents de natures diverses, avec des systèmes de gestions de droits paramétrables.

Quelle est son utilité pour une fédération ?

Une fédération manipule un grand nombre de documents au quotidien, tant au niveau institutionnel (statuts, règlement intérieur, procès verbaux, contenus de formations, fiches d’inscriptions…) qu’au niveau sportif (règlements des disciplines, modèles de notes de frais…). Pour peu qu’un document soit amendé plusieurs fois dans une saison, il se peut que les acteurs de terrains ne disposent pas de la bonne version !

La GED permet à la fédération de centraliser l’ensemble des documents qu’elle produit et de mettre à disposition des organes déconcentrés les contenus les plus à jour. Ainsi, la diffusion se fait instantanément, du siège fédéral jusque dans le club en passant par tous les étages intermédiaires.

Comment fonctionne l’outil de gestion documentaire d’E-Licence ?

L’outil fonctionne sur un principe pyramidale / en cascade : la structure la plus élevée dans la hiérarchie dispose de droit de modification et de publication sur toutes les structures en dessous d’elle : zones, ligues, comités, clubs. Un document publié par la fédération peut être visible par tous les organes déconcentrés si elle le décide…

Les principales fonctionnalités de l’outil de Gestion documentaire

  • Création d’un espace dédié propre à chaque structure (fédération, zones, ligues, comités départementaux, clubs)
  • Chaque espace peut contenir autant de répertoires que souhaité
  • Les droits de consultations sont personnalisables pour chaque répertoire
  • A l’intérieur de chaque répertoire, des documents peuvent être déposés, soit en cherchant le document dans l’arborescence de l’ordinateur, soit grâce à la fonctionnalité de glisser/déposer.
  • Le traitement des fichiers peut se faire seul ou par lot
  • Les droits d’affichage sont paramétrables sur chaque fichier individuellement
  • Les fichiers sont téléchargeables et/ou consultables en ligne
  • Pour chaque fichier, la date et l’heure de création sont précisés
  • Un champ de recherche permet de trouver rapidement un document
  • Les documents sont triables par ordre alphabétique ou par type
  • Notifications de mises à jour à destination des organes déconcentrés

Mécanique de la Gestion Electronique des Documents

Exemple

  • Un Comité Départemental ne peut diffuser ses documents qu’aux clubs affiliés de sa zone géographique. Il ne peut pas rendre diffuser dans un autre comité.
  • En revanche, les documents sont visibles/éditables par la Ligue ou la fédération par le biais de leur interface de gestion. Ils peuvent donc être récupérés par la ligue ou la fédération s’ils leur semblent pertinents et ils pourront alors décider de les diffuser aux autres organes déconcentrés.